Jak zaoszczędzić miejsce w biurze i w domu przy pomocy produktów do przechowywania dokumentów? Organizacja dokumentów jest mało ekscytującym zajęciem, jednak niezwykle ważnym i ułatwiającym pracę. Ponadto uporządkowane dokumenty zajmą o wiele mniej miejsca. Zarówno w biurze, jak i w domu powinniśmy dbać o utrzymanie porządku w dokumentacji. Docenimy to szczególnie wtedy, gdy będziemy musieli szybko znaleźć potrzebny druk. Jednak jak nad tym wszystkim zapanować? Jakie produkty pomogą nam w przechowywaniu dokumentów?
Jak porządkować dokumenty?
Aby zaoszczędzić miejsce zarówno w domu, jak i w biurze konieczne jest zapanowanie nad dokumentacją. Dobra organizacja dokumentów to taka, w której szybko odnajdziemy potrzebne informacje, a także łatwo pokierujemy inną osobę, by znalazła wybrany dokument za nas. Jednak zanim zaczniemy porządkować dokumenty warto zastanowić się jaki mają one rozmiar oraz gdzie będą one przechowywane – zamykane szafki, szuflady czy otwarte półki. Warto również zrobić przegląd dokumentów i posegregować je według kategorii. Będzie to miało olbrzymi wpływ na łatwość wyszukiwania potrzebnych informacji.
W czym przechowywać dokumenty?
Kiedy już mamy odpowiednio posegregowane dokumenty zaopatrujemy się w niezbędne gadżety. Doskonale sprawdzą się do tego różnego rodzaju teczki, pojemniki czy różnokolorowe segregatory. Dokumenty z każdej kategorii wkładamy do osobnych przegródek. Możemy je również podzielić na podkategorie (okresy czasu, nazwy firm, itp.). Następnie warto odpowiednio je opisać i przykleić do nich etykiety. Dzięki temu będą bardzo przejrzyste, nie będą sprawiały problemu ze znalezieniem odpowiednich informacji oraz będą zajmowały o wiele mniej miejsca.
Porządkowanie dokumentów – o czym należy pamiętać?
Pamiętajmy, że wraz z upływającym czasem dokumentów będzie znacznie przybywać. Najważniejsze informacje dobrze jest je mieć zawsze przy sobie, dlatego warto wykorzystać np. szafki w biurku. Zaopatrując się w gadżety potrzebne do przechowywania dokumentów warto zainwestować w produkty wysokiej jakości, wykonane z solidnych materiałów. Zwykłe segregatory, koszulki czy skoroszyty z biegiem czasu zaczynają się odkształcać, co nie wpływa korzystnie na przechowywane dokumenty.
Dokumenty znajdujące się w domu powinny być umieszczone z dala od małych dzieci lub zwierząt domowych. Jednak równie ważne jest, aby nie miały do nich dostępu osoby niepowołane, ponieważ może to pociągnąć za sobą przykre skutki, niekiedy nawet prawne.
